DJ EQS-HV: NORDWEST Handel AG: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 15.05.2024 in Dortmund mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG

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EQS-News: NORDWEST Handel AG / Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung
NORDWEST Handel AG: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 15.05.2024 in Dortmund mit dem Ziel der
europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG
2024-04-02 / 15:05 CET/CEST
Bekanntmachung gemäß §121 AktG, übermittelt durch EQS News
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NORDWEST Handel AG Dortmund ISIN: DE0006775505
WKN: 677550 Einladung zur Hauptversammlung 2024 Wir laden hiermit die Aktionäre unserer Gesellschaft ein zur
ordentlichen Hauptversammlung am Mittwoch, den 15. Mai 2024, 10:00 Uhr (Einlass ab 9:00 Uhr), im Verwaltungsgebäude der
Gesellschaft, Showroom und Foyer/Erdgeschoss,
Robert-Schuman-Straße 17, 44263 Dortmund.
INHALT
I. TAGESORDNUNG
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der NORDWEST Handel AG und des gebilligten
1. Konzernabschlusses zum 31. Dezember 2023, des zusammengefassten Lageberichtes für die NORDWEST Handel AG
und für den NORDWEST Handel-Konzern mit dem erläuternden Bericht des Vorstandes zu den Angaben nach §
289a und § 315a HGB sowie des Berichtes des Aufsichtsrates jeweils für das Geschäftsjahr 2023

2.            Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinnes für das Geschäftsjahr 2023 
3.            Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstandes für das Geschäftsjahr 2023 
4.            Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2023 

Wahl des Abschluss- und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2024 sowie des Abschlussprüfers
5. für eine etwaige Prüfung oder prüferische Durchsicht des verkürzten Abschlusses und des
Zwischenlageberichts gemäß §§ 115 Abs. 5, 117 Nr. 2 WpHG im Geschäftsjahr 2024

6.            Beschlussfassung über die Billigung des Vergütungsberichtes für das Geschäftsjahr 2023 
II.           ANLAGE ZU TAGESORDNUNGSPUNKT 6 
III.          WEITERE ANGABEN UND HINWEISE 
1.            Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts 
2.            Verfahren für die Stimmabgabe durch von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter 
3.            Ausübung von Aktionärsrechten durch Bevollmächtigte, Verfahren für die Stimmabgabe durch Bevollmächtigte 
4.            Rechte der Aktionäre 
4.1           Rechte der Aktionäre, eine Ergänzung der Tagesordnung zu verlangen (§ 122 Abs. 2 und Abs. 1 AktG) 
4.2           Rechte der Aktionäre zur Ankündigung von Anträgen und Wahlvorschlägen (§ 126 Abs. 1 und § 127 Sätze 1 bis 

3 AktG)

4.3           Auskunftsrecht des Aktionärs in der Hauptversammlung (§ 131 Abs. 1 AktG) 
5.            Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung dieser Hauptversammlung 
6.            Unterlagen, Informationen auf der Internetseite der Gesellschaft 
7.            Sonstige Hinweise 
8.            Zeitangaben 
9.            Hinweis zum Datenschutz 
I.             TAGESORDNUNG 

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der NORDWEST Handel AG und des gebilligten
Konzernabschlusses zum 31. Dezember 2023, des zusammengefassten Lageberichtes für die NORDWEST Handel AG
1. und für den NORDWEST Handel-Konzern mit dem erläuternden Bericht des Vorstandes zu den Angaben nach §
289a und § 315a HGB sowie des Berichtes des Aufsichtsrates jeweils für das Geschäftsjahr 2023
Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinnes für das Geschäftsjahr 2023
Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, zu beschließen:
Der im Jahresabschluss der Gesellschaft für das Geschäftsjahr 2023 ausgewiesene
Bilanzgewinn in Höhe von EURO 34.606.785,90 wird wie folgt verwendet:
Ein Teilbetrag in Höhe von EURO 3.205.000,00 wird zur Ausschüttung einer

-             Dividende von EURO 1,00 je dividendenberechtigter Stückaktie an die Aktionäre 
2.                                        verwendet. 
-             Der verbleibende Teilbetrag in Höhe von EURO 31.401.785,90 wird auf neue 

Rechnung vorgetragen.
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Zu diesem Vorschlag wird darauf hingewiesen, dass der Anspruch der Aktionäre auf ihre Dividende am

dritten auf den Hauptversammlungsbeschluss folgenden Geschäftstag fällig wird (§ 58 Abs. 4 Satz 2 AktG).

Dementsprechend soll die Dividende am 20. Mai 2024 ausgezahlt werden.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstandes für das Geschäftsjahr 2023

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor,

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den Mitgliedern des Vorstandes, die im Geschäftsjahr 2023 amtiert haben, für dieses
Geschäftsjahr Entlastung zu erteilen.
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Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2023

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor,

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den Mitgliedern des Aufsichtsrates, die im Geschäftsjahr 2023 amtiert haben, für dieses
Geschäftsjahr Entlastung zu erteilen.
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Wahl des Abschluss- und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2024 sowie des

Abschlussprüfers für eine etwaige Prüfung oder prüferische Durchsicht des verkürzten Abschlusses und des

Zwischenlageberichts gemäß §§ 115 Abs. 5, 117 Nr. 2 WpHG im Geschäftsjahr 2024

Der Aufsichtsrat schlägt - gestützt auf die entsprechende Empfehlung seines Prüfungsausschusses - vor,

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die BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Hamburg,
zum Abschlussprüfer und zum Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2024
- zu wählen, und

zum Abschlussprüfer für den verkürzten Abschluss und den Zwischenlagebericht
- gemäß §§ 115 Abs. 5, 117 Nr. 2 WpHG im Geschäftsjahr 2024 zu wählen, sofern
dieser einer Prüfung oder einer prüferischen Durchsicht unterzogen wird.
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Der Empfehlung des Prüfungsausschusses ist ein nach Art. 16 der EU-Abschlussprüferverordnung

Verordnung (EU) Nr. 537/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014)

durchgeführtes Auswahlverfahren vorangegangen. Im Anschluss an dieses hat der Prüfungsausschuss dem

Aufsichtsrat unter Angabe von Gründen für das ausgeschriebene Prüfungsmandat die BDO AG

Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Hamburg, und die RSM Ebner Stolz GmbH & Co. KG

Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft (vormals firmierend unter: Ebner Stolz GmbH &

Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft), Stuttgart, empfohlen und dabei seine

Präferenz für die BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mitgeteilt und begründet.

Der Prüfungsausschuss hat gemäß Art. 16 Abs. 2 Unterabs. 3 der EU-Abschlussprüferverordnung erklärt,

dass seine Empfehlung frei von ungebührlicher Einflussnahme durch Dritte ist und ihm keine die

Auswahlmöglichkeiten beschränkende Klausel im Sinne von Art. 16 Abs. 6 der EU-Abschlussprüferverordnung

auferlegt wurde.

Beschlussfassung über die Billigung des Vergütungsberichtes für das Geschäftsjahr 2023

Vorstand und Aufsichtsrat haben gemäß § 162 AktG einen Bericht über die im Geschäftsjahr 2023 den

Mitgliedern des Vorstandes und des Aufsichtsrates der NORDWEST Handel AG gewährte und geschuldete

Vergütung (Vergütungsbericht) erstellt, der der Hauptversammlung gemäß § 120a Abs. 4 AktG zur Billigung

vorgelegt wird.

Der Vergütungsbericht wurde durch den Abschlussprüfer gemäß § 162 Abs. 3 AktG daraufhin geprüft, ob

die Angaben nach § 162 Abs. 1 und Abs. 2 AktG gemacht wurden. 6.

Der Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2023 mit dem ihm beigefügten Vermerk des Abschlussprüfers

über dessen Prüfung ist als Anlage zu diesem Tagesordnungspunkt 6 in Abschnitt II. dieser

Einladungsbekanntmachung abgedruckt und Bestandteil dieser Tagesordnung.

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, zu beschließen:

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Der Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2023 wird gebilligt.
II. ANLAGE ZU TAGESORDNUNGSPUNKT 6
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(MORE TO FOLLOW) Dow Jones Newswires

April 02, 2024 09:05 ET (13:05 GMT)

Der nachfolgende Vergütungsbericht nach § 162 Aktiengesetz (AktG) beschreibt und erläutert die Vergütungen der gegenwärtigen und früheren Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats der NORDWEST Handel AG im Geschäftsjahr 2023.

Ausführliche Informationen zum Vergütungssystem befinden sich auf der Internetseite der Gesellschaft hinsichtlich der Vorstandsvergütung unter https://investor-relations.nordwest.com/websites/nordwest/German/7200/vorstand.html

und hinsichtlich der Aufsichtsratsvergütung unter https://investor-relations.nordwest.com/websites/nordwest/German/7300/aufsichtsrat.html

Beschlussfassung und Anwendung des Vergütungssystems im Geschäftsjahr 2023

Beschlussfassung über die Billigung des Vergütungssystems für die Vorstandsmitglieder

Das aktuelle Vergütungssystem und die Angemessenheit der Vorstandsvergütung für die Mitglieder des Vorstands der NORDWEST Handel AG wurde vom Aufsichtsrat nach pflichtgemäßem Ermessen und mit Unterstützung von seinem Personalausschuss beschlossen und von der ordentlichen Hauptversammlung am 17. Mai 2023 unter Tagesordnungspunkt 9 (Beschlussfassung über die Billigung des Vergütungssystems für die Vorstandsmitglieder) mit einer Mehrheit von 99,86% der abgegebenen Stimmen gebilligt. Das Vergütungssystem für die Vorstandsmitglieder ist unter folgendem Link https://www.investor-relations.nordwest.com/download/companies/nordwest/ CorporateGovernance/HV_2023_Vorstand_verguetungssystem.pdf

auf der Internetseite der Gesellschaft veröffentlicht.

Beschlussfassung über die Billigung des Vergütungssystems für die Aufsichtsratsmitglieder

Das Vergütungssystem für den Aufsichtsrat wurde von der Hauptversammlung am 20. Mai 2021 unter Tagesordnungspunkt 8 (Beschlussfassung über die Festsetzung der Vergütung einschließlich des zugrundeliegenden Vergütungssystems für die Aufsichtsratsmitglieder) mit einer Mehrheit von 99,95% der abgegebenen Stimmen ebenfalls gebilligt. Das Vergütungssystem für die Aufsichtsratsmitglieder ist unter folgendem Link https://investor-relations.nordwest.com/download/companies/nordwest/ CorporateGovernance/120aAktG_Aufsichtsrat_Verguetungssystem_20052021.pdf

auf der Internetseite der Gesellschaft veröffentlicht.

Anwendung des Vorstandsvergütungssystems im Geschäftsjahr 2023

Das Vergütungssystem für die Vorstandsmitglieder der NORDWEST Handel AG ("Gesellschaft" bzw. "NORDWEST") ist klar und verständlich gestaltet. Es berücksichtigt die Vorgaben des Aktiengesetzes (AktG) in der Fassung durch das Gesetz zur Umsetzung der zweiten Aktionärsrechterichtlinie (ARUG II) und die Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex in der am 20. März 2020 im Bundesanzeiger bekannt gemachten Fassung vom 16. Dezember 2019 (Kodex 2020) mit Ausnahme von Abweichungen, die in der Entsprechenserklärung vom 28. Januar 2021 erklärt und begründet wurden. Der Kodex 2020 und die vorgenannte Entsprechenserklärung waren maßgeblich, als das Vergütungssystem für die Vorstandsmitglieder im Jahr 2021 vom Aufsichtsrat beschlossen und von der Hauptversammlung genehmigt wurde; insoweit werden auch die gegenüber dem Kodex 2020 unverändert gebliebenen Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex in der am 27. Juni 2022 im Bundesanzeiger bekannt gemachten Fassung vom 28. April 2022 (Kodex 2022) mit Ausnahme von Abweichungen berücksichtigt, die aktuell in der Entsprechenserklärung vom 1. Februar 2024 erklärt und begründet wurden.

Das Vergütungssystem wird vom Aufsichtsrat auf alle Dienstverträge mit Vorstandsmitgliedern der Gesellschaft angewendet, die nach Ablauf von zwei Monaten nach der Billigung des Vergütungssystems durch die Hauptversammlung neu abgeschlossen, geändert oder verlängert werden. Die mit den Vorstandsmitgliedern derzeit bestehenden Dienstverträge bleiben davon unberührt.

Das Vergütungssystem und die Angemessenheit der Vorstandsvergütung werden vom Aufsichtsrat nach pflichtgemäßem Ermessen regelmäßig und, soweit erforderlich, auch anlassbezogen, mindestens jedoch alle vier Jahre, überprüft. Dabei wird der Aufsichtsrat von seinem Personalausschuss unterstützt, der Personalentscheidungen des Aufsichtsrates, insbesondere zur Vergütung der Vorstandsmitglieder und deren Dienstverträgen, vorbereitet. Die Überprüfung erfolgt daraufhin, ob insoweit Höhe und Ausgestaltung noch marktgerecht sind und in einem angemessenen Verhältnis insbesondere zu den Aufgaben und Leistungen des Vorstandes bzw. des jeweiligen Vorstandsmitglieds sowie zur Lage der Gesellschaft stehen. Hierzu wird unter anderem der vorstehend beschriebene Vertikalvergleich der Vorstandsvergütung mit der Vergütung der Arbeitnehmer durchgeführt und es werden allgemein zugängliche Informationen über Vergütungen bei anderen Unternehmen genutzt.

Der Aufsichtsrat hat im abgelaufenen Geschäftsjahr von den im Vergütungssystem gemäß den rechtlichen Vorgaben verankerten Möglichkeiten, vorübergehend vom Vergütungssystem abzuweichen, keinen Gebrauch gemacht.

Anwendung des Vergütungssystems für den Aufsichtsrat im Geschäftsjahr 2023

Das Vergütungssystem für den Aufsichtsrat wurde vollständig wie im Vergütungssystem für Aufsichtsratsmitglieder, veröffentlicht unter dem oben benannten Link, geregelt angewendet.

Die Vergütung des Vorstands im Geschäftsjahr 2023

Überblick über die Ausgestaltung des Vergütungssystems des Vorstands

Das Vergütungssystem des Vorstands ist ein wichtiges Element der Ausrichtung der Gesellschaft und des von ihr geführten Konzerns ("NORDWEST-Konzern") und trägt wesentlich zur Förderung der Geschäftsstrategie und Steigerung der operativen Performance und damit zum langfristigen Erfolg des Konzerns bei.

Das Vergütungssystem gibt den Rahmen für eine angemessene Vergütung der Vorstandsmitglieder vor und hat Einfluss darauf, dass qualifizierte Personen als Mitglieder für den Vorstand der Gesellschaft gewonnen werden können. Dabei verfolgt es zudem das Ziel, den Vorstandsmitgliedern eine marktübliche, wettbewerbsfähige Gesamtvergütung zu gewähren, die dazu beiträgt, dass sie möglichst langfristig an das Unternehmen gebunden werden können.

Die Vergütung der Vorstandsmitglieder setzt sich aus festen und variablen Vergütungsbestandteilen zusammen. Die festen Vergütungsbestandteile umfassen ein Grundgehalt und verschiedene Nebenleistungen. Als variable Vergütungsbestandteile sind eine Tantieme 1 (als kurzfristiger variabler Vergütungsbestandteil) und eine Tantieme 2 (als langfristiger variabler Vergütungsbestandteil) sowie eine Sondervergütung (als kurz- oder langfristiger variabler Vergütungsbestandteil) vorgesehen.

In der nachstehenden Tabelle werden die grundlegenden Bestandteile des Vergütungssystems sowie deren Ausgestaltung dargestellt. Die Bestandteile und ihre konkrete Anwendung im Geschäftsjahr 2023 werden im Folgenden im Detail erläutert.

Gesamtübersicht Vergütungsbestandteile

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Bemessungsgrundlage / Parameter

Feste Vergütungsbestandteile

Grundgehalt Das Grundgehalt ist eine auf das Kalenderjahr bezogene Barvergütung und wird monatlich gezahlt

Die Nebenleistungen dienen im Wesentlichen dazu, die Arbeitsfähigkeit der Vorstandsmitglieder
Nebenleistungen sicher zu stellen; Dienstwagen, Beiträge zur Sozialversicherung, Versicherungsschutz, weitere
einmalige oder zeitlich begrenzte (Übergangs-) Leistungen für neu eintretende
Vorstandsmitglieder aufgrund ihres Wechsels zur Gesellschaft

Variable Vergütungsbestandteile

Kurzfristiger variabler Vergütungsbestandteil; einjähriger Bemessungszeitraum; wird als
Tantieme 1 prozentuale Beteiligung am (positiven) Konzern-EBT (Ergebnis vor Ertragsteuern) der
Gesellschaft, jeweils nach Veränderung (Zuführung oder Auflösung) der Einzelwertberichtigungen
bzw. vor Veränderung (Zuführung oder Auflösung) der Pauschalwertberichtigungen gewährt

Mehrjähriger variabler Vergütungsbestandteil; im Regelfall drei Bemessungsgeschäftsjahre;
prozentuale Beteiligung an der Summe der Konzern-EBTs (Ergebnis vor Ertragsteuern) der
Gesellschaft, jeweils nach Veränderung (Zuführung oder Auflösung) der Einzelwertberichtigungen
Tantieme 2 bzw. vor Veränderung (Zuführung oder Auflösung) der Pauschalwertberichtigungen für die den
Bemessungszeitraum umfassenden Bemessungsgeschäftsjahre, sofern der Wert im letzten
Geschäftsjahr des Bemessungszeitraums den Wert in dem Geschäftsjahr vor dem ersten
Bemessungsgeschäftsjahr um einen vom Aufsichtsrat dienstvertraglich bestimmten Prozentsatz
überschritten hat

Sonstige Vergütungsbestandteile

Sondervergütung Freiwillige Sondervergütung für Mitglieder des Vorstandes für außerordentliche Leistungen

Sonstige Vergütungsregelungen

Begrenzung der für ein Geschäftsjahr höchstens zu gewährenden Gesamtvergütung des Vorstands,
unabhängig davon, in welchem Geschäftsjahr ein Vergütungsbestandteil ausbezahlt wird
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(MORE TO FOLLOW) Dow Jones Newswires

April 02, 2024 09:05 ET (13:05 GMT)