Hauptversammlung gemäß § 121 Abs. 4a AktG

Idstein (pta/05.04.2024/15:45) - Serviceware SE (nachfolgend "Gesellschaft")

Idstein

ISIN DE000A2G8X31 Wertpapier-Kenn-Nr. A2G8X3

Wir laden unsere Aktionäre zu der am Donnerstag, den 16. Mai 2024, um 14:00 Uhr in Form einer ausschließlich virtuellen Hauptversammlung stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung (eindeutige Kennung des Ereignisses: ServicewareSEHV2024) ein.

Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes sind die Geschäftsräume der Gesellschaft am Sitz der Gesellschaft, Serviceware-Kreisel 1, 65510 Idstein. Eine physische Präsenz der Aktionäre und/oder ihrer Bevollmächtigten mit Ausnahme des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters am Ort der Hauptversammlung ist ausgeschlossen. Eine Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung wird live im Internet erfolgen. Die Aktionäre können per Videokommunikation Redebeiträge leisten und Fragen stellen. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre erfolgt ausschließlich im Wege der Briefwahl (schriftlich oder mittels elektronischer Kommunikation) oder durch Vollmachtserteilung an einen von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter. Wir weisen die Aktionäre insbesondere auf die Regelungen zur gleichwohl erforderlichen Anmeldung zur Hauptversammlung hin.

I. Tagesordnung

1. Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der Serviceware SE und des gebilligten Konzernabschlusses, jeweils zum 30. November 2023 sowie des zusammengefassten Lageberichtes für die Serviceware SE und den Serviceware-Konzern einschließlich des erläuternden Berichts zu den Angaben gemäß §§ 289a, 315a HGB und des Berichts des Verwaltungsrats für das Geschäftsjahr vom 1. Dezember 2022 bis zum 30. November 2023

Eine Beschlussfassung zu diesem Tagesordnungspunkt ist im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen nicht vorgesehen, weil der Verwaltungsrat den Jahres- und den Konzernabschluss bereits gebilligt hat und der Jahresabschluss damit festgestellt ist.

2. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Verwaltungsrats für das Geschäftsjahr vom 1. Dezember 2022 bis zum 30. November 2023

a) Der Verwaltungsrat schlägt vor, dem im Geschäftsjahr vom 1. Dezember 2022 bis zum 30. November 2023 amtierenden Mitglied des Verwaltungsrats, Herrn Christoph Debus, für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

b) Der Verwaltungsrat schlägt vor, dem im Geschäftsjahr vom 1. Dezember 2022 bis zum 30. November 2023 amtierenden Mitglied des Verwaltungsrats, Herrn Harald Popp, für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

c) Der Verwaltungsrat schlägt vor, dem im Geschäftsjahr vom 1. Dezember 2022 bis zum 30. November 2023 amtierenden Mitglied des Verwaltungsrats, Herrn Ingo Bollhöfer, für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

3. Beschlussfassung über die Entlastung der geschäftsführenden Direktoren für das Geschäftsjahr vom 1. Dezember 2022 bis zum 30. November 2023

a) Der Verwaltungsrat schlägt vor, dem im Geschäftsjahr vom 1. Dezember 2022 bis zum 30. November 2023 amtierenden geschäftsführenden Direktor, Herrn Dirk K. Martin, für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

b) Der Verwaltungsrat schlägt vor, dem im Geschäftsjahr vom 1. Dezember 2022 bis zum 30. November 2023 amtierenden geschäftsführenden Direktor, Herrn Harald Popp, für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

c) Der Verwaltungsrat schlägt vor, dem im Geschäftsjahr vom 1. Dezember 2022 bis zum 30. November 2023 amtierenden geschäftsführenden Direktor, Herrn Dr. Alexander Becker, für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

4. Wahl des Abschlussprüfers und Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr vom 1. Dezember 2023 bis zum 30. November 2024

Der Verwaltungsrat schlägt vor, die Nexia GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft / Steuerberatungsgesellschaft, Düsseldorf, zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr vom 1. Dezember 2023 bis zum 30. November 2024 zu bestellen. Des Weiteren schlägt der Verwaltungsrat vor, die Nexia GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft / Steuerberatungsgesellschaft, Düsseldorf, zum Abschlussprüfer für eine etwaige prüferische Durchsicht von Halbjahresfinanzinformationen und Quartalsberichten für das Geschäftsjahr vom 1. Dezember 2023 bis zum 30. November 2024 zu wählen.

Die Nexia GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft / Steuerberatungsgesellschaft, Düsseldorf ist die Gesamtrechtsnachfolgerin der RSM GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft / Steuerberatungsgesellschaft, Düsseldorf, die den Serviceware Abschluss und Konzernabschluss in den Vorjahren geprüft hat.

5. Beschlussfassung über Änderung von § 25 (Recht zur Teilnahme) der Satzung

Das am 15. Dezember 2023 in Kraft getretene Zukunftsfinanzierungsgesetz (ZuFinG) ändert unter anderem die aktiengesetzliche Norm, die die Formulierung zur Berechnung des Stichtags für den Nachweis des Anteilsbesitzes (Record Date) enthält. Der Wortlaut von § 25 der Satzung der Gesellschaft basiert auf dem bisherigen, nun veralteten Wortlaut des Gesetzes. Nach dem neuen Gesetzeswortlaut hat sich der Nachweis des Anteilsbesitzes auf den Geschäftsschluss des 22. Tages statt wie bisher auf den Beginn des 21. Tages vor der Versammlung zu beziehen. Um für etwaige künftige Gesetzesänderungen vorzusorgen, soll nun eine abstrakte Formulierung mit sogenanntem dynamischem Verweis in die Satzung aufgenommen werden.

Der Verwaltungsrat schlägt vor, folgenden Beschluss zu fassen:

§ 25 wird wie folgt neu gefasst:

"§ 25 Recht zur Teilnahme

25.1 Aktionäre sind zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts berechtigt, wenn sie sich vor der Hauptversammlung angemeldet haben. Die Anmeldung muss der Gesellschaft oder den sonst in der Einladung bezeichneten Stellen in Textform in deutscher oder englischer Sprache mindestens sechs Tage vor der Hauptversammlung zugehen. In der Einberufung kann eine kürzere in Tagen bemessene Frist vorgesehen werden.

25.2 Die Aktionäre müssen des Weiteren die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts nachweisen. Hierfür reicht ein Nachweis des Anteilsbesitzes in Textform durch den Letztintermediär gemäß § 67c Abs. 3 AktG aus. Der Nachweis muss sich auf einen gemäß den gesetzlichen Vorgaben für börsennotierte Gesellschaften in der Einladung zu bestimmenden Zeitpunkt beziehen und der Gesellschaft oder einer der sonst in der Einladung bezeichneten Stellen mindestens sechs Tage vor der Hauptversammlung zugehen. In der Einberufung kann eine kürzere in Tagen bemessene Frist vorgesehen werden. Die Regelungen dieser Ziffer 25.2 gelten nur dann, wenn die Aktien der Gesellschaft girosammelverwahrt werden."

6. Beschlussfassung über die Billigung des Vergütungsberichts für das Geschäftsjahr vom 1. Dezember 2022 bis zum 30. November 2023

Nach § 162 Abs. 1 AktG i.V.m. Art. 9 Abs. 1 lit. c) SE-VO erstellt der Verwaltungsrat der börsennotierten Gesellschaft jährlich einen klaren und verständlichen Bericht über die im letzten Geschäftsjahr jedem einzelnen Mitglied des Verwaltungsrats und jedem einzelnen geschäftsführenden Direktor von der Gesellschaft und von Unternehmen desselben Konzerns (§ 290 HGB) gewährte und geschuldete Vergütung. Die Hauptversammlung einer börsennotierten Gesellschaft beschließt über die Billigung dieses nach § 162 AktG erstellten und geprüften Vergütungsberichts für das vorausgegangene Geschäftsjahr.

Daher ist in dieser ordentlichen Hauptversammlung der Serviceware SE eine Beschlussfassung über den Vergütungsbericht vorgesehen. Der Verwaltungsrat hat den Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr vom 1. Dezember 2022 bis zum 30. November 2023 unter Berücksichtigung der Vorgaben in § 162 AktG erstellt und mit Beschluss des Verwaltungsrats vom 20. März 2024 beschlossen. Der Vergütungsbericht ist vom Abschlussprüfer geprüft und mit einem Prüfvermerk gemäß § 162 Abs. 3 Satz 3 AktG versehen worden.

Der Verwaltungsrat schlägt vor, den nach § 162 AktG erstellten und geprüften Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr vom 1. Dezember 2022 bis zum 30. November 2023 zu billigen.

Der Vergütungsbericht ist nachstehend dargestellt und auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://serviceware-se.com/de/investor-relations/corporate-governance

zugänglich.

Vergütungsbericht der Serviceware

Der Vergütungsbericht beschreibt die Struktur und Ausgestaltung der Vergütung für die geschäftsführenden Direktoren und für den Verwaltungsrat der Serviceware. Mit ihm wird den geltenden Anforderungen des § 162 AktG in Form einer jährlichen separaten und gemeinsamen Vergütungsberichterstattung von Geschäftsführung und Verwaltungsrat entsprochen. Der Vergütungsbericht wird der ordentlichen Hauptversammlung am 16. Mai 2024 zur Billigung vorgelegt. Im Sinne dieses Berichts ist eine Vergütung gewährt, wenn sie dem jeweiligen Organmitglied faktisch zugeflossen ist.

Gesellschaftsorgane

Serviceware wird unter Anwendung des monistischen Systems durch den Verwaltungsrat und die geschäftsführenden Direktoren vertreten. Bei einem monistischen System ist die Geschäftsleitung nicht institutionell von der Überwachung getrennt, sondern beide Funktionen können von dem Verwaltungsrat wahrgenommen werden.

Verwaltungsrat

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April 05, 2024 09:45 ET (13:45 GMT)