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10.04.2024 15:05:35 - EQS-HV: Westag AG: Bekanntmachung der Einberufung -3-
DJ EQS-HV: Westag AG: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 22.05.2024 in Düsseldorf mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG
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EQS-News: Westag AG / Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung
Westag AG: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 22.05.2024 in Düsseldorf mit dem Ziel der
europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG
2024-04-10 / 15:05 CET/CEST
Bekanntmachung gemäß §121 AktG, übermittelt durch EQS News
- ein Service der EQS Group AG.
Für den Inhalt der Mitteilung ist der Emittent / Herausgeber verantwortlich.
Westag AG Rheda-Wiedenbrück Westag AG
("Gesellschaft") - ISIN: DE0007775207 und DE0007775231 -
- WKN: 777 520 und 777 523 - - Eindeutige Kennung des Ereignisses: GMETWUG00524 - Wir laden hiermit unsere Aktionäre zu
der am Mittwoch, dem 22. Mai 2024, 09:00 Uhr (MESZ), in Düsseldorf, Hotel Hilton,
Georg-Glock-Straße 20, 40474 Düsseldorf, Raum Hegel, stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung ein.
I. Tagesordnung
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des Lageberichts für die Gesellschaft, des Berichts des
Aufsichtsrats, des erläuternden Berichts des Vorstands zu den Angaben nach § 289a Absatz 1 HGB sowie des
gesonderten nichtfinanziellen Berichts gemäß § 289b Absatz 3 HGB für das Geschäftsjahr 2023
Die gemäß §§ 175 Absatz 2, 176 Absatz 1 AktG zugänglich zu machenden Unterlagen können im Internet unter
www.westag.de/de/investor-relations/hauptversammlung/
1.
===
eingesehen und heruntergeladen werden. Sie werden den Aktionären auf Anfrage auch zugesandt. Ferner
werden die Unterlagen in der Hauptversammlung näher erläutert werden.
Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss bereits gebilligt; der
Jahresabschluss ist damit festgestellt. Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen erfolgt daher zu
diesem Punkt der Tagesordnung keine Beschlussfassung.
Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn für das Geschäftsjahr 2023 in Höhe von EUR
4.004.228,28 wie folgt zu verwenden:
===
Ausschüttung an die Stammaktionäre: EUR 0,90 Dividende je Aktie auf die
===
Gemäß § 58 Absatz 4 Satz 2 AktG ist der Anspruch auf die Dividende am dritten auf den
Hauptversammlungsbeschluss folgenden Geschäftstag, das heißt am Montag, dem 27. Mai 2024, fällig.
Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2023 3. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2023 amtierenden Mitgliedern des
Vorstands für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.
Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2023 4. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2023 amtierenden Mitgliedern des
Aufsichtsrats für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.
Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2024
Der Aufsichtsrat schlägt auf Empfehlung seines Prüfungsausschusses vor, die
===
PricewaterhouseCoopers GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft,
Niederlassung Bielefeld, Kreuzstraße 35, 33602 Bielefeld,
===
zum Abschlussprüfer und zum Prüfer für die prüferische Durchsicht des Halbjahresfinanzberichts für das
Geschäftsjahr 2024 zu wählen.
Der Prüfungsausschuss hat erklärt, dass seine Empfehlung frei von ungebührlicher Einflussnahme durch
Dritte ist und ihm keine die Auswahlmöglichkeiten beschränkende Klausel im Sinne von Art. 16 Absatz 6 der
EU-Abschlussprüferverordnung (Verordnung (EU) Nr. 537/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom
16. April 2014) auferlegt wurde.
Wahl des Prüfers für die Nachhaltigkeitsberichterstattung für das Geschäftsjahr 2024
Nach der am 05. Januar 2023 in Kraft getretenen Corporate Sustainability Reporting Directive ("CSRD")
müssen große kapitalmarktorientierte Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern bereits für nach dem 31.
Dezember 2023 beginnende Geschäftsjahre ihren Lagebericht um einen Nachhaltigkeitsbericht erweitern, der
extern durch den Abschlussprüfer oder - nach Wahlmöglichkeit des jeweiligen Mitgliedstaats - einen
anderen Prüfer oder einen unabhängigen Erbringer von Bestätigungsleistungen zu prüfen ist. Die
EU-Mitgliedstaaten haben die CSRD bis zum 06. Juli 2024 in nationales Recht umzusetzen. Es ist somit
davon auszugehen, dass der deutsche Gesetzgeber zeitnah ein Umsetzungsgesetz verabschieden und dieses bis
zum Ablauf der Umsetzungsfrist auch in Kraft treten wird. 6.
Der Aufsichtsrat schlägt daher auf Empfehlung seines Prüfungsausschusses vor,
===
die PricewaterhouseCoopers GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft,
Niederlassung Bielefeld, Kreuzstraße 35, 33602 Bielefeld,
===
zum Prüfer für die Nachhaltigkeitsberichterstattung für das Geschäftsjahr 2024 zu wählen.
Beschlussfassung über die Billigung des Vergütungsberichts
Der Vorstand und Aufsichtsrat haben gemäß § 162 AktG jährlich einen Vergütungsbericht zu erstellen und
diesen der Hauptversammlung zur Beschlussfassung über dessen Billigung vorzulegen. Der Vergütungsbericht
wurde durch den Abschlussprüfer der Gesellschaft geprüft und mit einem Prüfungsvermerk versehen. Der
Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2023 ist im Anschluss an diese Tagesordnung als Anhang zu
Tagesordnungspunkt 7 wiedergegeben und kann außerdem im Internet unter
===
www.westag.de/de/investor-relations/hauptversammlung/
===
auch während der Hauptversammlung eingesehen und heruntergeladen werden.
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2023 zu billigen.
Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern
Der Aufsichtsrat setzt sich nach § 6 der Satzung der Gesellschaft in Verbindung mit §§ 96 Absatz 1,
101 Absatz 1 AktG in Verbindung mit §§ 1 Absatz 1, 4 Absatz 1 DrittelbG aus sechs Mitgliedern zusammen,
wobei vier Mitglieder als Vertreter der Aktionäre von der Hauptversammlung zu wählen sind. Mit Ablauf der
Hauptversammlung am 22. Mai 2024 endet die Amtszeit von Herrn Dr.-Dipl. Ing. Herbert Müller. Zudem hat
Herr Anne Schouten sein Amt zum Tag der Hauptversammlung niedergelegt. Aus diesem Grund sind Neuwahlen
von Aufsichtsratsmitgliedern erforderlich. Herr Dr.-Dipl. Ing. Müller steht für eine Wiederwahl zur
Verfügung.
Der Aufsichtsrat schlägt auf Vorschlag des Nominierungsausschusses vor, die folgenden Kandidaten zu
Mitgliedern des Aufsichtsrats zu wählen:
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Niederlande, wohnhaft in Kapellen, Belgien.
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Die Wahl erfolgt mit Wirkung ab der Beendigung der ordentlichen Hauptversammlung am 22. Mai 2024 für
die Zeit bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2027
beschließt. Es ist beabsichtigt, die Wahlen zum Aufsichtsrat als Einzelwahl durchzuführen.
Herr Müller ist Vorsitzender des Aufsichtsrats der Ewald Dörken AG, Herdecke.
Darüber hinaus ist Herr Müller weder Mitglied in einem anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsrat
noch Mitglied in einem vergleichbaren in- oder ausländischen Kontrollgremium.
Herr Müller ist derzeit Mitglied des Aufsichtsrats der Gesellschaft. Darüber hinaus steht Herr Müller
nach Einschätzung des Aufsichtsrats in keinen weiteren gemäß dem Deutschen Corporate Governance Kodex 8. offenzulegenden persönlichen oder geschäftlichen Beziehungen zur Gesellschaft oder zu deren
Konzernunternehmen, den Organen der Gesellschaft oder einem wesentlich an der Gesellschaft beteiligten
Aktionär.
Herr Horbach ist Vorstandsmitglied der Broadview Industries B.V., `s-Hertogenbosch, Niederlande.
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April 10, 2024 09:05 ET (13:05 GMT)
DJ EQS-HV: Westag AG: Bekanntmachung der Einberufung -2-
Darüber hinaus ist Herr Horbach weder Mitglied in einem anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsrat
noch Mitglied in einem vergleichbaren in- oder ausländischen Kontrollgremium.
Herr Horbach steht nach Einschätzung des Aufsichtsrats in keinen weiteren gemäß dem Deutschen
Corporate Governance Kodex offenzulegenden persönlichen oder geschäftlichen Beziehungen zur Gesellschaft
oder zu deren Konzernunternehmen, den Organen der Gesellschaft oder einem wesentlich an der Gesellschaft
beteiligten Aktionär.
Der Aufsichtsrat hat sich bei den zur Wahl vorgeschlagenen Kandidaten vergewissert, dass diese den für
die Tätigkeit als Mitglied des Aufsichtsrats der Gesellschaft zu erwartenden Zeitaufwand erbringen
können.
Herr Müller und Herr Horbach verfügen über Sachverstand auf dem Gebiet der Rechnungslegung gemäß § 100
Abs. 5 AktG und der Empfehlung D.3 des Deutschen Corporate Governance Kodex.
Der Lebenslauf der vorstehend genannten Kandidaten mit weiteren Angaben zu ihren jeweiligen relevanten
Kenntnissen, Fähigkeiten und Erfahrungen können im Internet unter
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www.westag.de/de/investor-relations/hauptversammlung/
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eingesehen und heruntergeladen werden.
Die Wahlvorschläge berücksichtigten die vom Aufsichtsrat für seine Zusammensetzung beschlossenen Ziele
und streben die Ausfüllung des vom Aufsichtsrat erarbeiteten Kompetenzprofils für das Gesamtgremium an.
Die zur Wahl vorgeschlagenen Kandidaten sind mit dem Sektor, in dem die Gesellschaft tätig ist, vertraut.
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II. WEITERE INFORMATIONEN ZUR DURCHFÜHRUNG DER HAUPTVERSAMMLUNG
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Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung der Aktionärsrechte
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung der Aktionärsrechte (Stamm- und Vorzugsaktionäre), insbesondere zur Ausübung des Stimmrechts (nur Stammaktionäre), sind nur diejenigen Aktionäre - persönlich oder durch Bevollmächtigte - berechtigt, die sich bis spätestens zum Ablauf des 15. Mai 2024, 24:00 Uhr (MESZ) unter der für die Gesellschaft empfangsberechtigten Stelle
Westag AG c/o Link Market Services GmbH Landshuter Allee 10 80637 München Deutschland
oder per E-Mail an inhaberaktien@linkmarketservices.de
in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache angemeldet und ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung ihrer Aktionärsrechte nachgewiesen haben ("ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre"). Als Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung der Aktionärsrechte, insbesondere des Stimmrechts, ist ein in Textform erstellter Nachweis des Anteilsbesitzes durch den Letztintermediär gemäß § 67c Absatz 3 AktG ausreichend und erforderlich ("Nachweis"). Der Nachweis hat sich nach dem durch das Gesetz zur Finanzierung von zukunftssichernden Investitionen (Zukunftsfinanzierungsgesetz) geänderten § 123 Abs. 4 Satz 2 AktG auf den Geschäftsschluss des 22. Tages vor der Hauptversammlung, mithin den 30. April 2024, 24.00 Uhr (MESZ), zu beziehen ("Nachweisstichtag"). Soweit Aktien betroffen sind, die am Nachweisstichtag nicht in einem bei einem Kreditinstitut geführten Aktiendepot verwahrt werden, kann der Nachweis durch Bescheinigung der Gesellschaft, eines Notars, einer Wertpapiersammelbank oder eines Kreditinstituts innerhalb der Europäischen Union geführt werden.
Nach Eingang der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes bei der Gesellschaft wird dem Aktionär eine Eintrittskarte für die Hauptversammlung übersandt. Aktionäre, die bei ihrem depotführenden Institut rechtzeitig eine Eintrittskarte angefordert haben, brauchen nichts weiter zu veranlassen. Der Nachweis des Anteilsbesitzes wird in diesem Fall durch die Depotbank erbracht. Trotz rechtzeitiger Anmeldung kann es im Einzelfall vorkommen, dass ein Aktionär die Eintrittskarte nicht rechtzeitig erhält. Der Erhalt einer Eintrittskarte ist keine Voraussetzung für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts, sondern dient lediglich der leichteren organisatorischen Abwicklung. In einem solchen Fall können Aktionäre vor der Hauptversammlung bei der vorgenannten Anmeldestelle prüfen lassen, ob sie im Meldebestand aufgeführt sind. Sofern Sie dort erfasst sind, können Aktionäre an der Hauptversammlung teilnehmen und erhalten vor Ort eine Eintrittskarte.
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung oder die Ausübung der Aktionärsrechte (Stamm- und Vorzugsaktionäre), insbesondere die Ausübung des Stimmrechts (nur Stammaktionäre), als Aktionär nur, wer den auf den Nachweisstichtag bezogenen Nachweis erbracht hat. Die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und insbesondere der Umfang des Stimmrechts bemessen sich dabei im Verhältnis zur Gesellschaft ausschließlich nach dem Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag, ohne dass damit eine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einhergeht. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für die Berechtigung ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs am Nachweisstichtag maßgeblich; d.h. die Veräußerung oder der Erwerb von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung der Aktionärsrechte, insbesondere des Stimmrechts. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind nicht teilnahme- oder stimmberechtigt, es sei denn, sie lassen sich bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen. Für die Dividendenberechtigung sind der Nachweis und der Nachweisstichtag ohne Bedeutung.
Ausübung der Aktionärsrechte durch einen Bevollmächtigten
Aktionäre, die nicht persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen, können ihr Stimmrecht (nur Stammaktionäre) und ihre sonstigen Rechte (Stamm- und Vorzugsaktionäre) in der Hauptversammlung durch einen Bevollmächtigten, insbesondere durch einen Intermediär (zum Beispiel ein Kreditinstitut), eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder eine andere Person ihrer Wahl ausüben lassen. Auch in diesem Fall sind eine fristgerechte Anmeldung und ein Nachweis des Anteilsbesitzes gemäß den vorstehenden Bestimmungen erforderlich.
Wenn weder ein Intermediär (zum Beispiel ein Kreditinstitut), eine Aktionärsvereinigung, ein Stimmrechtsberater oder eine diesen nach § 135 Absatz 8 AktG gleichgestellte Person oder Institution bevollmächtigt werden, bedarf die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft der Textform (§ 126 b BGB).
Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, ist die Gesellschaft gemäß § 134 Absatz 3 Satz 2 AktG berechtigt, eine oder mehrere von ihnen zurückzuweisen.
Stammaktionäre, die einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder eine diesen nach § 135 Absatz 8 AktG gleichgestellte Person oder Institution mit der Stimmrechtsausübung bevollmächtigen wollen, weisen wir darauf hin, dass in diesen Fällen die zu bevollmächtigenden Institutionen oder Personen möglicherweise eine gesonderte Form der Vollmacht verlangen, weil sie gemäß § 135 AktG die Vollmacht nachprüfbar festhalten müssen. Bitte stimmen Sie sich daher in diesem Fall mit dem zu Bevollmächtigenden über die Form der Vollmacht ab.
Der Nachweis der Bevollmächtigung muss entweder am Tag der Hauptversammlung durch den Bevollmächtigten erbracht werden oder durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft per Post oder per Fax oder elektronisch per E-Mail bis zum 21. Mai 2024, 24:00h(MESZ) - Zeitpunkt des Zugangs - an folgende Adresse erfolgen:
Westag AG c/o Link Market Services GmbH Landshuter Allee 10 80637 München
oder per E-Mail: inhaberaktien@linkmarketservices.de
Ein Vollmachtsformular befindet sich auf der Rückseite der Eintrittskarte, die nach der ordnungsgemäßen Anmeldung zugeschickt wird. Zudem ist ein entsprechendes Formular zur Vollmachtserteilung im Internet unter www.westag.de/de/investor-relations/hauptversammlung/
erhältlich.
Darüber hinaus bieten wir unseren Stammaktionären an, dass sie sich durch einen von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter in der Hauptversammlung vertreten lassen können. Der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter übt das Stimmrecht im Fall seiner Bevollmächtigung nur weisungsgebunden aus. Soll der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt werden, muss er daher neben der Vollmacht zwingend Weisungen erhalten, wie das Stimmrecht zu jedem relevanten Tagesordnungspunkt ausgeübt werden soll. Soweit eine ausdrückliche und eindeutige Weisung fehlt, wird sich der Stimmrechtsvertreter für den jeweiligen Abstimmungsgegenstand der Stimme enthalten. Der Stimmrechtsvertreter wird ausschließlich das Stimmrecht ausüben und keine weitergehende Rechte wie Frage- oder Antragsrechte wahrnehmen. Auch im Falle der Bevollmächtigung des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters sind eine fristgerechte Anmeldung zur Hauptversammlung und ein
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April 10, 2024 09:05 ET (13:05 GMT)
fristgerechter Nachweis des Anteilsbesitzes nach vorstehenden Bestimmungen erforderlich. Stammaktionäre, die von dieser Möglichkeit Gebrauch machen wollen, benötigen dazu eine Eintrittskarte zur Hauptversammlung. Das auf der Rückseite dieser Eintrittskarte abgedruckte Formular zur Vollmachts- und Weisungserteilung ist ausgefüllt und in Textform zusammen mit der Vorderseite der Eintrittskarte bis spätestens am 21. Mai 2024, 24:00h (MESZ) - Zeitpunkt des Zugangs - an die folgende Adresse zu senden:
Westag AG c/o Link Market Services GmbH Landshuter Allee 10 80637 München
oder per E-Mail: inhaberaktien@linkmarketservices.de
Ein entsprechendes Formular zur Vollmachts- und Weisungserteilung an einen von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ist zudem im Internet unter www.westag.de/de/investor-relations/hauptversammlung/
erhältlich.
Der Stimmrechtsvertreter ist an die Weisungen gebunden. Ohne Weisungen sind die Vollmachten ungültig.
Alternativ ist eine Bevollmächtigung des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft während der Hauptversammlung durch dort anwesende oder vertretene Aktionäre oder Aktionärsvertreter bis zum Ende der Generaldebatte möglich.
Die Bevollmächtigung des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft schließt die persönliche Teilnahme an der Hauptversammlung nicht aus. Die persönliche Teilnahme eines Stammaktionärs oder eines bevollmächtigten Dritten an der Hauptversammlung gilt aber als Widerruf der vor der Hauptversammlung dem Stimmrechtsvertreter erteilten Vollmacht.
Weitere Rechte der Aktionäre
Anträge auf Ergänzung der Tagesordnung gemäß § 122 Absatz 2 AktG
Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der Gesellschaft zu richten und muss der Gesellschaft spätestens 30 Tage vor der Hauptversammlung, also spätestens bis zum 21. April 2024 bis 24:00 Uhr (MESZ), ausschließlich unter folgender Adresse zugehen:
Westag AG Vorstand Hellweg 15 33378 Rheda-Wiedenbrück
Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über das Ergänzungsverlangen halten.
Bekannt zu machende Ergänzungen der Tagesordnung werden - soweit sie nicht bereits mit der Einberufung bekannt gemacht wurden - unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekannt gemacht und solchen Medien zur Veröffentlichung zugeleitet, bei denen davon ausgegangen werden kann, dass sie die Information in der gesamten Europäischen Union verbreiten. Sie werden außerdem unter der Internetadresse www.westag.de/de/investor-relations/hauptversammlung/
bekannt gemacht und den Aktionären gemäß § 125 Absatz 1 AktG mitgeteilt.
Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß den §§ 126 und 127 AktG
Gemäß § 126 Absatz 1 AktG kann jeder Aktionär Gegenanträge zu einzelnen oder mehreren Vorschlägen von Vorstand und/ oder Aufsichtsrat zu bestimmten Punkten der Tagesordnung übersenden. Jeder Aktionär kann der Gesellschaft außerdem nach näherer Maßgabe von § 127 AktG Wahlvorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder von Abschlussprüfern übermitteln. Gegenanträge müssen mit einer Begründung versehen sein; Wahlvorschläge bedürfen keiner Begründung.
Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären werden von der Gesellschaft zugänglich gemacht, sofern sie der Gesellschaft spätestens am 07. Mai 2024, 24:00 Uhr (MESZ), unter der folgenden Adresse zugehen:
Westag AG Vorstand Hellweg 15 33378 Rheda-Wiedenbrück
Anderweitig adressierte Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären bleiben unberücksichtigt. Zugänglich zu machende Gegenanträge und/oder Wahlvorschläge werden einschließlich des Namens des Aktionärs, der Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.westag.de/de/investor-relations/hauptversammlung/
unverzüglich veröffentlicht.
Die Gesellschaft kann von einer Zugänglichmachung eines Gegenantrags und seiner Begründung sowie eines Wahlvorschlags absehen, wenn die Voraussetzungen des § 126 Absatz 2 AktG (i.V.m. § 127 Satz 1 AktG) vorliegen. Wahlvorschläge werden zudem nur zugänglich gemacht, wenn sie im Fall von Vorschlägen zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder Abschlussprüfern den Namen, den ausgeübten Beruf und den Wohnort der vorgeschlagenen Person (§ 124 Absatz 3 Satz 4 AktG) sowie im Fall von Vorschlägen zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern Angaben zu deren Mitgliedschaft in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten im Sinne von § 125 Absatz 1 Satz 5 AktG enthalten.
Das Recht eines jeden Aktionärs, während der Hauptversammlung Gegenanträge zu den verschiedenen Tagesordnungspunkten und Vorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder von Abschlussprüfern auch ohne vorherige und fristgerechte Übermittlung an die Gesellschaft zu stellen, bleibt unberührt.
Es wird darauf hingewiesen, dass Gegenanträge und Wahlvorschläge nur dann zur Abstimmung gelangen können, wenn sie während der Hauptversammlung mündlich gestellt werden.
Auskunftsrecht gemäß § 131 Abs. 1 AktG
In der Hauptversammlung ist gemäß § 131 Abs. 1 AktG jedem Aktionär auf Verlangen vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung eines Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist.
Weitergehende Erläuterungen
Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre (§ 122 Absatz 2, § 126 Absatz 1, § 127, § 131 AktG) können im Internet unter www.westag.de/de/investor-relations/hauptversammlung/
eingesehen und heruntergeladen werden.
Veröffentlichung auf der Internetseite der Gesellschaft gemäß § 124a AktG
Diese Einberufung, die nach § 124a AktG zugänglich zu machenden Unterlagen und weitere Informationen im Zusammenhang mit der Hauptversammlung finden sich auf der Internetseite der Gesellschaft unter der Internetadresse www.westag.de/de/investor-relations/hauptversammlung/
Die Abstimmungsergebnisse werden nach der Hauptversammlung unter der gleichen Internetadresse veröffentlicht.
Informationen gemäß Tabelle 3 Block E Ziffern 3, 4 und 5 der Durchführungsverordnung (EU) 2018/1212 vom 3. September 2018
Die zu den Tagesordnungspunkten 1, 7 und 8 zugänglich zu machenden Unterlagen sind auf der Internetseite der Gesellschaft veröffentlicht und unter www.westag.de/de/investor-relations/hauptversammlung/
zugänglich.
Die Abstimmung über die Tagesordnungspunkte 2, 3, 4, 5, 6 und 8 hat verbindlichen Charakter. Die Abstimmung über den Tagesordnungspunkt 7 hat empfehlenden Charakter.
Zu den Tagesordnungspunkten 2 bis einschließlich 8 können die Aktionäre mit "Ja" oder "Nein" abstimmen oder sich der Stimme enthalten (nicht an der Abstimmung teilnehmen).
Informationen zum Datenschutz für Aktionäre
Im Rahmen der Vorbereitung und Durchführung der Hauptversammlung der Gesellschaft werden personenbezogene Daten der Aktionäre und/oder der von diesen bevollmächtigten Vertretern verarbeitet. Darüber hinaus werden diese Daten für damit im Zusammenhang stehende Zwecke und zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Pflichten (z.B. Nachweis- oder Aufbewahrungspflichten) verwendet. Einzelheiten hierzu können unseren Datenschutzinformationen entnommen werden, die auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.westag.de/de/investor-relations/hauptversammlung/
abrufbar sind.
Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung gemäß § 49 Absatz 1 Nr. 1 WpHG
Von den insgesamt 4.344.511 Stückaktien entfallen 2.775.038 auf Stammaktien und 1.569.473 auf Vorzugsaktien ohne Stimmrecht. Im Zeitpunkt der Einberufung dieser Hauptversammlung sind alle 2.775.038 Stammaktien stimmberechtigt. Jede Stammaktie gewährt eine Stimme. Mit den Vorzugsaktien ist satzungsmäßig kein Stimmrecht, aber ein Teilnahmerecht verbunden. Rheda-Wiedenbrück, im April 2024 WESTAG AG Der Vorstand Anhang zu Tagesordnungspunkt 7
VERGÜTUNGSBERICHT
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VERGÜTUNGSBERICHT
Vorbemerkungen
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April 10, 2024 09:05 ET (13:05 GMT)
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Westag AG: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 22.05.2024 in Düsseldorf mit dem Ziel der
europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG
2024-04-10 / 15:05 CET/CEST
Bekanntmachung gemäß §121 AktG, übermittelt durch EQS News
- ein Service der EQS Group AG.
Für den Inhalt der Mitteilung ist der Emittent / Herausgeber verantwortlich.
Westag AG Rheda-Wiedenbrück Westag AG
("Gesellschaft") - ISIN: DE0007775207 und DE0007775231 -
- WKN: 777 520 und 777 523 - - Eindeutige Kennung des Ereignisses: GMETWUG00524 - Wir laden hiermit unsere Aktionäre zu
der am Mittwoch, dem 22. Mai 2024, 09:00 Uhr (MESZ), in Düsseldorf, Hotel Hilton,
Georg-Glock-Straße 20, 40474 Düsseldorf, Raum Hegel, stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung ein.
I. Tagesordnung
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des Lageberichts für die Gesellschaft, des Berichts des
Aufsichtsrats, des erläuternden Berichts des Vorstands zu den Angaben nach § 289a Absatz 1 HGB sowie des
gesonderten nichtfinanziellen Berichts gemäß § 289b Absatz 3 HGB für das Geschäftsjahr 2023
Die gemäß §§ 175 Absatz 2, 176 Absatz 1 AktG zugänglich zu machenden Unterlagen können im Internet unter
www.westag.de/de/investor-relations/hauptversammlung/
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eingesehen und heruntergeladen werden. Sie werden den Aktionären auf Anfrage auch zugesandt. Ferner
werden die Unterlagen in der Hauptversammlung näher erläutert werden.
Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss bereits gebilligt; der
Jahresabschluss ist damit festgestellt. Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen erfolgt daher zu
diesem Punkt der Tagesordnung keine Beschlussfassung.
Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn für das Geschäftsjahr 2023 in Höhe von EUR
4.004.228,28 wie folgt zu verwenden:
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Ausschüttung an die Stammaktionäre: EUR 0,90 Dividende je Aktie auf die
dividendenberechtigten 2.775.038 Stammaktien EUR 2.497.534,20 2. Ausschüttung an die Vorzugsaktionäre: EUR 0,96 Dividende je Aktie auf die dividendenberechtigten 1.569.473 Vorzugsaktien EUR 1.506.694,08 Summe der Ausschüttungen EUR 4.004.228,28 Bilanzgewinn EUR 4.004.228,28
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Gemäß § 58 Absatz 4 Satz 2 AktG ist der Anspruch auf die Dividende am dritten auf den
Hauptversammlungsbeschluss folgenden Geschäftstag, das heißt am Montag, dem 27. Mai 2024, fällig.
Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2023 3. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2023 amtierenden Mitgliedern des
Vorstands für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.
Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2023 4. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2023 amtierenden Mitgliedern des
Aufsichtsrats für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.
Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2024
Der Aufsichtsrat schlägt auf Empfehlung seines Prüfungsausschusses vor, die
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PricewaterhouseCoopers GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft,
Niederlassung Bielefeld, Kreuzstraße 35, 33602 Bielefeld,
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zum Abschlussprüfer und zum Prüfer für die prüferische Durchsicht des Halbjahresfinanzberichts für das
Geschäftsjahr 2024 zu wählen.
Der Prüfungsausschuss hat erklärt, dass seine Empfehlung frei von ungebührlicher Einflussnahme durch
Dritte ist und ihm keine die Auswahlmöglichkeiten beschränkende Klausel im Sinne von Art. 16 Absatz 6 der
EU-Abschlussprüferverordnung (Verordnung (EU) Nr. 537/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom
16. April 2014) auferlegt wurde.
Wahl des Prüfers für die Nachhaltigkeitsberichterstattung für das Geschäftsjahr 2024
Nach der am 05. Januar 2023 in Kraft getretenen Corporate Sustainability Reporting Directive ("CSRD")
müssen große kapitalmarktorientierte Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern bereits für nach dem 31.
Dezember 2023 beginnende Geschäftsjahre ihren Lagebericht um einen Nachhaltigkeitsbericht erweitern, der
extern durch den Abschlussprüfer oder - nach Wahlmöglichkeit des jeweiligen Mitgliedstaats - einen
anderen Prüfer oder einen unabhängigen Erbringer von Bestätigungsleistungen zu prüfen ist. Die
EU-Mitgliedstaaten haben die CSRD bis zum 06. Juli 2024 in nationales Recht umzusetzen. Es ist somit
davon auszugehen, dass der deutsche Gesetzgeber zeitnah ein Umsetzungsgesetz verabschieden und dieses bis
zum Ablauf der Umsetzungsfrist auch in Kraft treten wird. 6.
Der Aufsichtsrat schlägt daher auf Empfehlung seines Prüfungsausschusses vor,
===
die PricewaterhouseCoopers GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft,
Niederlassung Bielefeld, Kreuzstraße 35, 33602 Bielefeld,
===
zum Prüfer für die Nachhaltigkeitsberichterstattung für das Geschäftsjahr 2024 zu wählen.
Beschlussfassung über die Billigung des Vergütungsberichts
Der Vorstand und Aufsichtsrat haben gemäß § 162 AktG jährlich einen Vergütungsbericht zu erstellen und
diesen der Hauptversammlung zur Beschlussfassung über dessen Billigung vorzulegen. Der Vergütungsbericht
wurde durch den Abschlussprüfer der Gesellschaft geprüft und mit einem Prüfungsvermerk versehen. Der
Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2023 ist im Anschluss an diese Tagesordnung als Anhang zu
Tagesordnungspunkt 7 wiedergegeben und kann außerdem im Internet unter
===
www.westag.de/de/investor-relations/hauptversammlung/
===
auch während der Hauptversammlung eingesehen und heruntergeladen werden.
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2023 zu billigen.
Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern
Der Aufsichtsrat setzt sich nach § 6 der Satzung der Gesellschaft in Verbindung mit §§ 96 Absatz 1,
101 Absatz 1 AktG in Verbindung mit §§ 1 Absatz 1, 4 Absatz 1 DrittelbG aus sechs Mitgliedern zusammen,
wobei vier Mitglieder als Vertreter der Aktionäre von der Hauptversammlung zu wählen sind. Mit Ablauf der
Hauptversammlung am 22. Mai 2024 endet die Amtszeit von Herrn Dr.-Dipl. Ing. Herbert Müller. Zudem hat
Herr Anne Schouten sein Amt zum Tag der Hauptversammlung niedergelegt. Aus diesem Grund sind Neuwahlen
von Aufsichtsratsmitgliedern erforderlich. Herr Dr.-Dipl. Ing. Müller steht für eine Wiederwahl zur
Verfügung.
Der Aufsichtsrat schlägt auf Vorschlag des Nominierungsausschusses vor, die folgenden Kandidaten zu
Mitgliedern des Aufsichtsrats zu wählen:
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a) Herrn Dr.- Ing. Herbert Müller, Ingenieur, wohnhaft in Heiligenhaus - Isenbügel, b) Herrn André Horbach, Vorstandsmitglied bei der Broadview Industries B.V., `s-Hertogenbosch,
Niederlande, wohnhaft in Kapellen, Belgien.
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Die Wahl erfolgt mit Wirkung ab der Beendigung der ordentlichen Hauptversammlung am 22. Mai 2024 für
die Zeit bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2027
beschließt. Es ist beabsichtigt, die Wahlen zum Aufsichtsrat als Einzelwahl durchzuführen.
Herr Müller ist Vorsitzender des Aufsichtsrats der Ewald Dörken AG, Herdecke.
Darüber hinaus ist Herr Müller weder Mitglied in einem anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsrat
noch Mitglied in einem vergleichbaren in- oder ausländischen Kontrollgremium.
Herr Müller ist derzeit Mitglied des Aufsichtsrats der Gesellschaft. Darüber hinaus steht Herr Müller
nach Einschätzung des Aufsichtsrats in keinen weiteren gemäß dem Deutschen Corporate Governance Kodex 8. offenzulegenden persönlichen oder geschäftlichen Beziehungen zur Gesellschaft oder zu deren
Konzernunternehmen, den Organen der Gesellschaft oder einem wesentlich an der Gesellschaft beteiligten
Aktionär.
Herr Horbach ist Vorstandsmitglied der Broadview Industries B.V., `s-Hertogenbosch, Niederlande.
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DJ EQS-HV: Westag AG: Bekanntmachung der Einberufung -2-
Darüber hinaus ist Herr Horbach weder Mitglied in einem anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsrat
noch Mitglied in einem vergleichbaren in- oder ausländischen Kontrollgremium.
Herr Horbach steht nach Einschätzung des Aufsichtsrats in keinen weiteren gemäß dem Deutschen
Corporate Governance Kodex offenzulegenden persönlichen oder geschäftlichen Beziehungen zur Gesellschaft
oder zu deren Konzernunternehmen, den Organen der Gesellschaft oder einem wesentlich an der Gesellschaft
beteiligten Aktionär.
Der Aufsichtsrat hat sich bei den zur Wahl vorgeschlagenen Kandidaten vergewissert, dass diese den für
die Tätigkeit als Mitglied des Aufsichtsrats der Gesellschaft zu erwartenden Zeitaufwand erbringen
können.
Herr Müller und Herr Horbach verfügen über Sachverstand auf dem Gebiet der Rechnungslegung gemäß § 100
Abs. 5 AktG und der Empfehlung D.3 des Deutschen Corporate Governance Kodex.
Der Lebenslauf der vorstehend genannten Kandidaten mit weiteren Angaben zu ihren jeweiligen relevanten
Kenntnissen, Fähigkeiten und Erfahrungen können im Internet unter
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www.westag.de/de/investor-relations/hauptversammlung/
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eingesehen und heruntergeladen werden.
Die Wahlvorschläge berücksichtigten die vom Aufsichtsrat für seine Zusammensetzung beschlossenen Ziele
und streben die Ausfüllung des vom Aufsichtsrat erarbeiteten Kompetenzprofils für das Gesamtgremium an.
Die zur Wahl vorgeschlagenen Kandidaten sind mit dem Sektor, in dem die Gesellschaft tätig ist, vertraut.
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II. WEITERE INFORMATIONEN ZUR DURCHFÜHRUNG DER HAUPTVERSAMMLUNG
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Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung der Aktionärsrechte
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung der Aktionärsrechte (Stamm- und Vorzugsaktionäre), insbesondere zur Ausübung des Stimmrechts (nur Stammaktionäre), sind nur diejenigen Aktionäre - persönlich oder durch Bevollmächtigte - berechtigt, die sich bis spätestens zum Ablauf des 15. Mai 2024, 24:00 Uhr (MESZ) unter der für die Gesellschaft empfangsberechtigten Stelle
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oder per E-Mail an inhaberaktien@linkmarketservices.de
in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache angemeldet und ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung ihrer Aktionärsrechte nachgewiesen haben ("ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre"). Als Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung der Aktionärsrechte, insbesondere des Stimmrechts, ist ein in Textform erstellter Nachweis des Anteilsbesitzes durch den Letztintermediär gemäß § 67c Absatz 3 AktG ausreichend und erforderlich ("Nachweis"). Der Nachweis hat sich nach dem durch das Gesetz zur Finanzierung von zukunftssichernden Investitionen (Zukunftsfinanzierungsgesetz) geänderten § 123 Abs. 4 Satz 2 AktG auf den Geschäftsschluss des 22. Tages vor der Hauptversammlung, mithin den 30. April 2024, 24.00 Uhr (MESZ), zu beziehen ("Nachweisstichtag"). Soweit Aktien betroffen sind, die am Nachweisstichtag nicht in einem bei einem Kreditinstitut geführten Aktiendepot verwahrt werden, kann der Nachweis durch Bescheinigung der Gesellschaft, eines Notars, einer Wertpapiersammelbank oder eines Kreditinstituts innerhalb der Europäischen Union geführt werden.
Nach Eingang der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes bei der Gesellschaft wird dem Aktionär eine Eintrittskarte für die Hauptversammlung übersandt. Aktionäre, die bei ihrem depotführenden Institut rechtzeitig eine Eintrittskarte angefordert haben, brauchen nichts weiter zu veranlassen. Der Nachweis des Anteilsbesitzes wird in diesem Fall durch die Depotbank erbracht. Trotz rechtzeitiger Anmeldung kann es im Einzelfall vorkommen, dass ein Aktionär die Eintrittskarte nicht rechtzeitig erhält. Der Erhalt einer Eintrittskarte ist keine Voraussetzung für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts, sondern dient lediglich der leichteren organisatorischen Abwicklung. In einem solchen Fall können Aktionäre vor der Hauptversammlung bei der vorgenannten Anmeldestelle prüfen lassen, ob sie im Meldebestand aufgeführt sind. Sofern Sie dort erfasst sind, können Aktionäre an der Hauptversammlung teilnehmen und erhalten vor Ort eine Eintrittskarte.
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung oder die Ausübung der Aktionärsrechte (Stamm- und Vorzugsaktionäre), insbesondere die Ausübung des Stimmrechts (nur Stammaktionäre), als Aktionär nur, wer den auf den Nachweisstichtag bezogenen Nachweis erbracht hat. Die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und insbesondere der Umfang des Stimmrechts bemessen sich dabei im Verhältnis zur Gesellschaft ausschließlich nach dem Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag, ohne dass damit eine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einhergeht. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für die Berechtigung ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs am Nachweisstichtag maßgeblich; d.h. die Veräußerung oder der Erwerb von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung der Aktionärsrechte, insbesondere des Stimmrechts. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind nicht teilnahme- oder stimmberechtigt, es sei denn, sie lassen sich bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen. Für die Dividendenberechtigung sind der Nachweis und der Nachweisstichtag ohne Bedeutung.
Ausübung der Aktionärsrechte durch einen Bevollmächtigten
Aktionäre, die nicht persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen, können ihr Stimmrecht (nur Stammaktionäre) und ihre sonstigen Rechte (Stamm- und Vorzugsaktionäre) in der Hauptversammlung durch einen Bevollmächtigten, insbesondere durch einen Intermediär (zum Beispiel ein Kreditinstitut), eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder eine andere Person ihrer Wahl ausüben lassen. Auch in diesem Fall sind eine fristgerechte Anmeldung und ein Nachweis des Anteilsbesitzes gemäß den vorstehenden Bestimmungen erforderlich.
Wenn weder ein Intermediär (zum Beispiel ein Kreditinstitut), eine Aktionärsvereinigung, ein Stimmrechtsberater oder eine diesen nach § 135 Absatz 8 AktG gleichgestellte Person oder Institution bevollmächtigt werden, bedarf die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft der Textform (§ 126 b BGB).
Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, ist die Gesellschaft gemäß § 134 Absatz 3 Satz 2 AktG berechtigt, eine oder mehrere von ihnen zurückzuweisen.
Stammaktionäre, die einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder eine diesen nach § 135 Absatz 8 AktG gleichgestellte Person oder Institution mit der Stimmrechtsausübung bevollmächtigen wollen, weisen wir darauf hin, dass in diesen Fällen die zu bevollmächtigenden Institutionen oder Personen möglicherweise eine gesonderte Form der Vollmacht verlangen, weil sie gemäß § 135 AktG die Vollmacht nachprüfbar festhalten müssen. Bitte stimmen Sie sich daher in diesem Fall mit dem zu Bevollmächtigenden über die Form der Vollmacht ab.
Der Nachweis der Bevollmächtigung muss entweder am Tag der Hauptversammlung durch den Bevollmächtigten erbracht werden oder durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft per Post oder per Fax oder elektronisch per E-Mail bis zum 21. Mai 2024, 24:00h(MESZ) - Zeitpunkt des Zugangs - an folgende Adresse erfolgen:
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oder per E-Mail: inhaberaktien@linkmarketservices.de
Ein Vollmachtsformular befindet sich auf der Rückseite der Eintrittskarte, die nach der ordnungsgemäßen Anmeldung zugeschickt wird. Zudem ist ein entsprechendes Formular zur Vollmachtserteilung im Internet unter www.westag.de/de/investor-relations/hauptversammlung/
erhältlich.
Darüber hinaus bieten wir unseren Stammaktionären an, dass sie sich durch einen von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter in der Hauptversammlung vertreten lassen können. Der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter übt das Stimmrecht im Fall seiner Bevollmächtigung nur weisungsgebunden aus. Soll der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt werden, muss er daher neben der Vollmacht zwingend Weisungen erhalten, wie das Stimmrecht zu jedem relevanten Tagesordnungspunkt ausgeübt werden soll. Soweit eine ausdrückliche und eindeutige Weisung fehlt, wird sich der Stimmrechtsvertreter für den jeweiligen Abstimmungsgegenstand der Stimme enthalten. Der Stimmrechtsvertreter wird ausschließlich das Stimmrecht ausüben und keine weitergehende Rechte wie Frage- oder Antragsrechte wahrnehmen. Auch im Falle der Bevollmächtigung des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters sind eine fristgerechte Anmeldung zur Hauptversammlung und ein
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fristgerechter Nachweis des Anteilsbesitzes nach vorstehenden Bestimmungen erforderlich. Stammaktionäre, die von dieser Möglichkeit Gebrauch machen wollen, benötigen dazu eine Eintrittskarte zur Hauptversammlung. Das auf der Rückseite dieser Eintrittskarte abgedruckte Formular zur Vollmachts- und Weisungserteilung ist ausgefüllt und in Textform zusammen mit der Vorderseite der Eintrittskarte bis spätestens am 21. Mai 2024, 24:00h (MESZ) - Zeitpunkt des Zugangs - an die folgende Adresse zu senden:
Westag AG c/o Link Market Services GmbH Landshuter Allee 10 80637 München
oder per E-Mail: inhaberaktien@linkmarketservices.de
Ein entsprechendes Formular zur Vollmachts- und Weisungserteilung an einen von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ist zudem im Internet unter www.westag.de/de/investor-relations/hauptversammlung/
erhältlich.
Der Stimmrechtsvertreter ist an die Weisungen gebunden. Ohne Weisungen sind die Vollmachten ungültig.
Alternativ ist eine Bevollmächtigung des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft während der Hauptversammlung durch dort anwesende oder vertretene Aktionäre oder Aktionärsvertreter bis zum Ende der Generaldebatte möglich.
Die Bevollmächtigung des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft schließt die persönliche Teilnahme an der Hauptversammlung nicht aus. Die persönliche Teilnahme eines Stammaktionärs oder eines bevollmächtigten Dritten an der Hauptversammlung gilt aber als Widerruf der vor der Hauptversammlung dem Stimmrechtsvertreter erteilten Vollmacht.
Weitere Rechte der Aktionäre
Anträge auf Ergänzung der Tagesordnung gemäß § 122 Absatz 2 AktG
Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der Gesellschaft zu richten und muss der Gesellschaft spätestens 30 Tage vor der Hauptversammlung, also spätestens bis zum 21. April 2024 bis 24:00 Uhr (MESZ), ausschließlich unter folgender Adresse zugehen:
Westag AG Vorstand Hellweg 15 33378 Rheda-Wiedenbrück
Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über das Ergänzungsverlangen halten.
Bekannt zu machende Ergänzungen der Tagesordnung werden - soweit sie nicht bereits mit der Einberufung bekannt gemacht wurden - unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekannt gemacht und solchen Medien zur Veröffentlichung zugeleitet, bei denen davon ausgegangen werden kann, dass sie die Information in der gesamten Europäischen Union verbreiten. Sie werden außerdem unter der Internetadresse www.westag.de/de/investor-relations/hauptversammlung/
bekannt gemacht und den Aktionären gemäß § 125 Absatz 1 AktG mitgeteilt.
Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß den §§ 126 und 127 AktG
Gemäß § 126 Absatz 1 AktG kann jeder Aktionär Gegenanträge zu einzelnen oder mehreren Vorschlägen von Vorstand und/ oder Aufsichtsrat zu bestimmten Punkten der Tagesordnung übersenden. Jeder Aktionär kann der Gesellschaft außerdem nach näherer Maßgabe von § 127 AktG Wahlvorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder von Abschlussprüfern übermitteln. Gegenanträge müssen mit einer Begründung versehen sein; Wahlvorschläge bedürfen keiner Begründung.
Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären werden von der Gesellschaft zugänglich gemacht, sofern sie der Gesellschaft spätestens am 07. Mai 2024, 24:00 Uhr (MESZ), unter der folgenden Adresse zugehen:
Westag AG Vorstand Hellweg 15 33378 Rheda-Wiedenbrück
Anderweitig adressierte Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären bleiben unberücksichtigt. Zugänglich zu machende Gegenanträge und/oder Wahlvorschläge werden einschließlich des Namens des Aktionärs, der Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.westag.de/de/investor-relations/hauptversammlung/
unverzüglich veröffentlicht.
Die Gesellschaft kann von einer Zugänglichmachung eines Gegenantrags und seiner Begründung sowie eines Wahlvorschlags absehen, wenn die Voraussetzungen des § 126 Absatz 2 AktG (i.V.m. § 127 Satz 1 AktG) vorliegen. Wahlvorschläge werden zudem nur zugänglich gemacht, wenn sie im Fall von Vorschlägen zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder Abschlussprüfern den Namen, den ausgeübten Beruf und den Wohnort der vorgeschlagenen Person (§ 124 Absatz 3 Satz 4 AktG) sowie im Fall von Vorschlägen zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern Angaben zu deren Mitgliedschaft in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten im Sinne von § 125 Absatz 1 Satz 5 AktG enthalten.
Das Recht eines jeden Aktionärs, während der Hauptversammlung Gegenanträge zu den verschiedenen Tagesordnungspunkten und Vorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder von Abschlussprüfern auch ohne vorherige und fristgerechte Übermittlung an die Gesellschaft zu stellen, bleibt unberührt.
Es wird darauf hingewiesen, dass Gegenanträge und Wahlvorschläge nur dann zur Abstimmung gelangen können, wenn sie während der Hauptversammlung mündlich gestellt werden.
Auskunftsrecht gemäß § 131 Abs. 1 AktG
In der Hauptversammlung ist gemäß § 131 Abs. 1 AktG jedem Aktionär auf Verlangen vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung eines Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist.
Weitergehende Erläuterungen
Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre (§ 122 Absatz 2, § 126 Absatz 1, § 127, § 131 AktG) können im Internet unter www.westag.de/de/investor-relations/hauptversammlung/
eingesehen und heruntergeladen werden.
Veröffentlichung auf der Internetseite der Gesellschaft gemäß § 124a AktG
Diese Einberufung, die nach § 124a AktG zugänglich zu machenden Unterlagen und weitere Informationen im Zusammenhang mit der Hauptversammlung finden sich auf der Internetseite der Gesellschaft unter der Internetadresse www.westag.de/de/investor-relations/hauptversammlung/
Die Abstimmungsergebnisse werden nach der Hauptversammlung unter der gleichen Internetadresse veröffentlicht.
Informationen gemäß Tabelle 3 Block E Ziffern 3, 4 und 5 der Durchführungsverordnung (EU) 2018/1212 vom 3. September 2018
Die zu den Tagesordnungspunkten 1, 7 und 8 zugänglich zu machenden Unterlagen sind auf der Internetseite der Gesellschaft veröffentlicht und unter www.westag.de/de/investor-relations/hauptversammlung/
zugänglich.
Die Abstimmung über die Tagesordnungspunkte 2, 3, 4, 5, 6 und 8 hat verbindlichen Charakter. Die Abstimmung über den Tagesordnungspunkt 7 hat empfehlenden Charakter.
Zu den Tagesordnungspunkten 2 bis einschließlich 8 können die Aktionäre mit "Ja" oder "Nein" abstimmen oder sich der Stimme enthalten (nicht an der Abstimmung teilnehmen).
Informationen zum Datenschutz für Aktionäre
Im Rahmen der Vorbereitung und Durchführung der Hauptversammlung der Gesellschaft werden personenbezogene Daten der Aktionäre und/oder der von diesen bevollmächtigten Vertretern verarbeitet. Darüber hinaus werden diese Daten für damit im Zusammenhang stehende Zwecke und zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Pflichten (z.B. Nachweis- oder Aufbewahrungspflichten) verwendet. Einzelheiten hierzu können unseren Datenschutzinformationen entnommen werden, die auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.westag.de/de/investor-relations/hauptversammlung/
abrufbar sind.
Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung gemäß § 49 Absatz 1 Nr. 1 WpHG
Von den insgesamt 4.344.511 Stückaktien entfallen 2.775.038 auf Stammaktien und 1.569.473 auf Vorzugsaktien ohne Stimmrecht. Im Zeitpunkt der Einberufung dieser Hauptversammlung sind alle 2.775.038 Stammaktien stimmberechtigt. Jede Stammaktie gewährt eine Stimme. Mit den Vorzugsaktien ist satzungsmäßig kein Stimmrecht, aber ein Teilnahmerecht verbunden. Rheda-Wiedenbrück, im April 2024 WESTAG AG Der Vorstand Anhang zu Tagesordnungspunkt 7
VERGÜTUNGSBERICHT
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63 Vergütung der Vorstandsmitglieder 69 Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder 71 Prüfungsvermerk
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VERGÜTUNGSBERICHT
Vorbemerkungen
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| Name | WKN | Börse | Kurs | Datum/Zeit | Diff. | Diff. % | Geld | Brief | Erster | Schluss | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
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WESTAG AG INH ST O.N. | 777520 | Frankfurt | 31,800 | 31.05.24 10:57:54 | ±0,000 | ±0,00% | 0,000 | 0,000 | 31,800 | 31,800 |
|
WESTAG AG INH VZO O.N. | 777523 | Frankfurt | 28,400 | 28.05.24 16:37:42 | +0,400 | +1,43% | 0,000 | 0,000 | 28,400 | 28,400 |
